Conservazione Sostitutiva – Dematerializzazione Documentale:

Da: ICT Group S.c.a.r.l.  15/04/2009
Parole chiave: Realizzazione Siti Web, Consulenza Informatica, Software

 

Conservazione Sostitutiva – Dematerializzazione Documentale:


L
a conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera 11/2004). La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

APPROCCI:

Ridurre l'utilizzo della carta vuol dire risparmiare risorse. Per questo motivo, molte organizzazioni stanno pensando di attuare processi Paperless e adottare tecniche per l'Archiviazione Documentale e la Conservazione Sostitutiva.
Ecco qualche dato macro, che può essere calato sulle singole realtà aziendali.
Ogni anno, in Italia, circa 115 miliardi di pagine sono inutilizzate. Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte (costo per singola operazione: 18 euro). Un documento su 20 viene smarrito. Il 3% dei documenti sono archiviati in maniera errata: il costo per recuperare un documento non archiviato correttamente è in media di 120 euro. Ogni impiegato spende il 40% del suo tempo lavorativo alla ricerca di documenti che non trova, perché archiviati male o dispersi.
La dematerializzazione comprende due distinte azioni a livello organizzativo:

Vantaggi:
 
I benefici di realizzare un processo di Archiviazione e Conservazione sostitutiva dei documenti nella propria organizzazione sono molteplici: riduzione generale dei costi diretti, con risparmio di materiale cartaceo e dispositivi per la stampa, recupero di spazi, oltre ai benefici intangibili, come la riduzione dei tempi di archiviazione e ricerca dei documenti, la maggior rapidità nello svolgimento dei processi aziendali, la semplicità nella condivisione delle informazioni e il minor impatto dal punto di vista ambientale. Implementare un sistema di Gestione Elettronica Documentale (Paperless Project) ha come obiettivo l’ottimizzazione di tutte le attività inerenti alla spedizione, archiviazione, ricerca e conservazione del documento in azienda.

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