HyperDokPA

HyperDokPA da Edok Srl

Da: Edok Srl  02/11/2009
Parole chiave: Gestione Documentale, Archiviazione Documentale, Archiviazione Ottica

 HyperDokPA è la soluzione progettata interamente da Edok per permettere alle Pubbliche Amministrazioni di ottemperare, con un’unica piattaforma software, a tutte le richieste del Codice dell’Amministrazione Digitale e in piena linea con il piano e-Gov 2012 presentato dal Ministro Renato Brunetta, che prevede una riduzione del 25% degli oneri amministrativi.

HyperDokPA è la soluzione estremamente flessibile e scalabile nata per affiancare le Amministrazioni Pubbliche nel difficile processo di evoluzione dal procedimento amministrativo cartaceo a quello informatico.

HyperDokPA è la suite pensata per riunire in un unico strumento software tutte le funzionalità necessarie per gestire il procedimento amministrativo informatico, integrando in un’unica piattaforma i servizi di Protocollo Informatico a norma di legge (PI), Gestione Elettronica Documentale (GED), Conservazione Sostitutiva (CS), Gestione dei Procedimenti Amministrativi (Workflow) e di sportello documentale per il cittadino.

HyperDokPA è la piattaforma software sviluppata in base ai dettami del DPR 445/2000 e della circolare AIPA 28/2001. L'applicativo razionalizza, semplifica ed accelera i processi amministrativi permettendo di attivare un sistema innovativo di protocollo informatico volto alla completa gestione dei documenti in formato elettronico che consente infatti di abbinare al semplice registro di protocollo il relativo documento. Il software è predisposto per una comunicazione semplice, veloce e documentata con i sistemi di protocollo informatico adottati da altri enti secondo gli standard definiti dalla normativa vigente e le indicazioni contenute nel piano di e-government. L'acquisizione della documentazione cartacea tramite l’utilizzo di etichette barcode permette l'abbinamento automatico tra la registrazione di protocollo e il documento acquisito tramite scanner, apponendo sul documento stesso e sugli eventuali allegati, l'identificativo univoco della scansione. Si riduce così sensibilmente la produzione e la movimentazione di documentazione cartacea per una maggiore efficienza ed una riduzione dei costi diretti ed indiretti correlati alla gestione documentale.

HyperDokPA è la piattaforma software modulare e configurabile in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione che la utilizza. E' possibile definire con estrema facilità il tipo e la quantità di operazioni che possono essere compiute, nonchè gli utenti che sono autorizzati a realizzarle e quali attività possono essere svolte o meno.

Sono tenute a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le pubbliche amministrazioni indicate nell’art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e cioè:

  • le amministrazioni dello Stato;
  • le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo;
  • le regioni, le province, i comuni, le comunità montane;
  • i consorzi e le associazioni dei predetti enti;
  • gli istituti autonomi case popolari;
  • le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni;
  • gli enti pubblici non economici;
  • gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative;
  • le istituzioni universitarie;
  • le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale.

(Funzionalità base della soluzione)

  • Nucleo minimo protocollo (Rif.Testo Unico DPR 445/2000, art. 53)
    • registrazione dei protocolli in ingresso, in uscita e interni;
    • protocollazione automatica: assegnazione automatica ed immodificabile del numero univoco e progressivo di protocollo con segnatura (file segnatura .xml), come previsto dalla Circolare AIPA n° 28 del 7/5/01;
    • gestione autenticazione: previa riconoscimento che avviene attraverso l’utilizzo di user e password o di smart card con certificato di autenticazione, l’operatore vedrà abilitarsi le funzioni ad esso associate preventivamente dall’amministratore del sistema;
    • ricerca: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti protocollati;
    • classificazione: al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all’atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nel Titolario;
    • correzione dati: mediante un’apposita funzione, è possibile garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Tale funzione, sempre nel rispetto del DPR 428/98, consente la memorizzazione delle modifiche apportate, delle relative autorizzazioni e dell’identificativo dell’operatore che esegue le modifiche stesse;
    • registro di protocollo: consente di effettuare stampe e salvataggi secondo quanto previsto dalla normativa;
    • segnatura di protocollo con la possibilità di stampa diretta sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre.
  • Gestione elettronica documentale
    • acquisizione digitale dei documenti cartacei ricevuti e loro archiviazione;
    • acquisizione dei documenti informatici, firmati digitalmente o meno, tramite la casella di posta elettronica ufficiale dell’ente;
    • acquisizione massiva dei documenti cartacei tramite l’utilizzo delle segnature di protocollo e procedure ocr;
    • spedizione multicanale: spedizione di flussi di documenti tramite sistemi ibridi (e-mail, fax e sistemi di spedizione posta cartacea);
    • fascicolazione: realizzazione di un collegamento, con disponibilità di tutte le necessarie funzionalità di consultazione, tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti internamente per l'adozione dei provvedimenti finali, secondo l'iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell’ente;
    • ricerca documenti: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti registrati;
    • pubblicazione web: pubblicazione web protetta e profilata con possibilità di integrazione con portali.
    • Workflow documentale
      • smistamento: invio documenti agli uffici di competenza dell’ente; scrivania di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti o fascicoli di propria competenza, (con possibilità di delega per i periodi di assenza);
      • gestione flussi: esecuzione di un procedimento su un fascicolo (la responsabilità di "avanzamento" e alimentazione documenti è a totale carico degli istruttori coinvolti); invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell’ente.
      • Firma digitale e Conservazione sostitutiva
        • firma digitalmente i documenti che vengono prodotti, spediti e ricevuti;
        • archivia e conserva digitalmente i documenti gestiti.
        • Funzionalità di Amministrazione
             
          • gestione utenti: accesso solo alle persone autorizzate secondo i livelli di abilitazione e visibilità definiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;
          • gestione organigramma dell’ente;
          • gestione titolario di classificazione: il titolario di classificazione è lo strumento attraverso cui è organizzato il sistema documentale dell’ente, ed è strutturato su livelli differenti di classificazione.
          • log sistema: registrazione di tutte le attività eseguite dagli operatori sul sistema.