Lean Document Management caccia all'efficienza e caccia agli sprechi

Da: mediabros  15/06/2008
Parole chiave: Comunicazione, Soluzioni Per Internet, Gestione Documentale

Il temine Lean Production è uno dei modi con i quali viene denominato il sistema di produzione della più efficiente azienda automobilistica del mondo, la Toyota.
L'obiettivo ultimo della lean document management è l'eliminazione totale degli sprechi (muda in giapponese). In temini lean, è spreco ogni cosa che aggiunge costi senza aggiungere valore al prodotto/servizio erogato al cliente, che pertanto non è disposto a pagare. E' qualcosa che viene prodotto ma che non ha valore per il cliente sebbene esso contribuisca ai costi totali del prodotto.
La lean document management individua 7 tipi di sprechi nella area della produzione : Lavorazioni SuperflueMovimentazioni di materialemovimenti dio personeRilavorazioni Produzione AnticipataScorteAttese Nel corso degli ultimi anni le metodologie lean document management sono state estese anche agli uffici e alle aziende di servizi in particolare, con grandissimi guadagni di efficienza. Le aziende che hanno adottato queste metodologie vengono definiti aziende snelle, perché dotate di una organizzazione snella.

La lean document management, in maniera simile alle aree produttive, individua
7+1 tipi di sprechi nella area degli Uffici e dei Servizi : Tipi di Spreco Esempi 1- Sovrapproduzione
Per sovrapproduzione si intende una produzione non immediatamente richiesta a valle nelle produzione Stampare documenti prima che servano
Comprare prima che serva
Elaborare documenti prima che servano all’ operatore nella fase successiva 2 - Qualunque forma di elaborazione di documenti a lotti Riempire box sia elettronici che cartacei di documenti
Elaborazione documenti e report a lotti
Generare storici di vendite 3 - Tempi di attese Lentezze del sistema elettronico
Tempi di attese per le necessarie approvazioni
Tempi di attesa per ricevere informazioni dai clienti 4 - Ulteriori elaborazioni dati e documenti non necessari Reintroduzioni di dati dati (all'interno dei documenti e all'interno di sistemi informativi)
Richiesta extra stampe, copie
Richieste di report non strettamente necessari
Richiesta di approvazioni non necessarie 5 - Necessità di correzioni Errori nell’immissione di dati, nelle fatture o del design
Richieste successive di cambiamenti
Errori dovuti al turnover degli addetti 6 - Troppi movimenti degli operatori Movimenti per raggiungere la fotocopiatrice, il fax, gli altri uffici,… 7 - Movimentazione documenti Troppe email con troppi allegati
Movimentazione documenti per le approvazioni 8 - Risorse sottoutilizzate Minima responsabilizzazione delle persone anche per attività basilari e rigida gerarchi di comando
Disponibilità non adeguata degli strumenti di lavoro necessari
Le attività svolte nel mondo degli uffici e dei servizi producono una rilevante quantità di documenti le cui fasi di creazione e gestione includono molti sprechi, specialmente se osservati secondo le logiche precedentemente descritte.
In particolare per la gestione dei documenti in formato elettronico è contraddistinta da molti spechi che gli strumenti di base forniti con i computer non risolvono. In molti casi questi sprechi sono dati per inevitabili o addirittura non sono compresi. Tipici sprechi nella gestione dei documenti digitali: Tipi di Spreco Esempi 1 - Scrittura manuale doppia o multipla di dati nel documento e nei sistemi di gestione All'interno di una relazione Autore, Data, Titolo, ed altre informazioni sono poi ripetute manualmente o nel nome file oppure in indici di documenti relativi alla pratica che si sta gestendo 2 - Duplicazione fisica dei documenti, più copie e file identici Se un documento è di interesse in più archivi esso viene ripetuto rendendo impossibile mantenere allineati suoi eventuali aggiornamenti nei vari archivi 3 - Archiviazioni multiple in più archivi separati in funzione della tipologia di documento Pur dotandosi di eccellenti sistemi di posta elettronica , che di sistemi fax i documenti sono spesso gestione in archivi paralleli
- File System - Sistema di Posta elettronica - Sistema fax
L'archiviazione NON è funzionale al business o alla conoscenza ma è funzionale alla tipologia di documento. La “vecchia cartella/pratica cartacea” che includeva in modo omogeneo documenti di tutti i tipi non risulta più disponibile. 4 - Apertura di un documento sbagliato per consultazione Rispetto alla consultazione cartacea che è visiva e quindi immediata, consultare i documenti digitali può risultare meno efficiente. E' cioè molto comune nel caso di consultazione di documenti digitali, che sia necessario aprire il documento per rendersi conto che non si tratta del documento cercato. Questo accade:
- nella consultazione dei risultati con un motore di ricerca
- nella consultazione del file system 5 - Processi lunghi e macchinosi per la creazione di documenti con allegati Creare un documento con allegati è una operazione molto frequente. Anzi in alcune attività professionali è la pratica comune. La versione cartacea è di facile consultazione perché il tutto viene spedito con apposita aggraffature che dispone documento ed allegati nella sequenza voluta.
Nel caso di documenti digitali la cosa si complica molto e diventa inoltre molto meno comodamente consultabile. Infatti creare un documento con un word processor e allegare altri documenti ottenuti con altri applicativi come foglio elettronico, scansione, viene generalmente fatto in 2 modi :
- Creazione di una e-mail che contiene il documento ed i suoi allegati, per l'apertura dei quali è necessario possedere l'applicazione che li ha generati.
- Nel caso in cui si possieda la suite Acrobat tutti i documenti vengono convertiti in formato .pdf e viene creato un unico documento consultabile corrispondente a quello cartaceo.
In entrambi i casi l'operazione è onerosa o per il consultatore o per il redattore, e nel secondo caso richiede investimento sia nel SW sia nella formazione degli utenti creatori di documenti. 6 - Eccessivo tempo speso nella formattazione rispetto a quello speso per il contenuto durante la creazione del documento L'impiego di potenti word processor è eccessivo per la maggioranza dei documenti di una organizzazione. In molti casi una buona modulistica aziendale può ridurre il tempo speso per la formattazione dei documenti. La difficoltà di distribuire documenti tipo e di mantenere allineato tutta l'organizzazione nel loro impiego porta le risorse coinvolte a doversi preoccupare anche della formattazione del documenti che producono
Gli strumenti di Office Automation ed il file system non costituiscono sostituti alla modulistica elettronica e non possono garantire da soli la standardizzazione dei documenti. 7 - Gestione non rigorosa delle Revisioni Nel caso di gestione basata sul file system non si ha alcuna sicurezza di impiegare l'ultima revisione del documento. Non vi sono indicazioni a prova di errore e ciò può portare alla necessità di apportare correzioni successive, per correggere gli errori compiuti 8 - Gestione inefficiente dei flussi di lavoro Impiegando il solo file system e gli strumenti classici di Office Automation, la gestione dell'iter di una pratica costituito da firme di approvazione, editing sequenzale di documenti, ecc. risulta moto farraginoso. Normalmente ci si arrangia con sistemi di posta elettronica per la trasmissione dei documenti o dei loro indirizzi, ma non sia ha alcuna informazione di dove il flusso si sia arrestato. Questo produce inutili attese e solleciti generalizzati anche alla persone non interessate. 9 - Ricerche difficoltose per la dispersione dei documenti in più archivi Nel caso in cui occorra ricostruire una pratica contente documenti di tipo eterogeneo come e-mail, fax, documenti digitali, ... occorre eseguire diverse tipologie di ricerca all'interno di diversi archivi. 10 - Scrittura multipla di strutture di dati (distinte basi, listini)
- Nel sistema Tecnico / Commerciale
- Nel sistema Gestionale ERP Nel caso della gestione di strutture dati come disegni esplosi per la manualistica e relative distinte basi, strutture di listino e relativi documenti commerciali si ha la ripetizione dei dati e delle liste sia all'interno dei documenti che all'interno dei sistemi informativi aziendali. Questo doppio caricamento è nella maggioranza dei casi fatto manualmente con spreco di tempo. Lo spreco che sembra meno rilevante è quello riportato al punto 4 (Apertura di un documento sbagliato per consultazione), perché tutti diamo per scontato che si debba aprire un documento per poter capire se si tratta di quello che cerchiamo. Questa operazione ha un costo non trascurabile così calcolabile: In funzione del numero dei documenti che ciascun impiegato consulta erroneamente al giorno (supponiamo ˜ 20) In funzione del numero di secondi totali che sono richiesti all’utente dal comando di apertura fino al momento in cui scopre che non si tratta del documento cercato (da 5 a 20 s, ipotizziamo 15 s) In funzione delle ore lavorative giorno (8h = 28800s) In funzione del costo medio aziendale (considerando il costo totale per l'azienda ˜ 35000 € )

Il costo annuo per addetto, per l'apertura di 20 documenti al giorno non corretti, è: 20 x 15 x 35000 / 28800 = 365 €/anno
PER OGNI ADETTO CHE GESTISCE DOCUMENTI.
Calcolo elaborato facendo riferimento al sito: http://dack.com/web/cost_analyzer.html Traendo spunto dal calcolo precedente è possibile stimare i costi degli altri tipi di spreco, che normalmente sono ben più rilevanti di quello considerato da tutti trascurabile, della consultazione per errore di documenti digitali.
E' in altre parole stimabile che i costi della gestione documentale,in formato digitale siano di gran lunga superiori ai 1000 €/anno per addetto. Un sistema per la gestione elettronica dei documenti, un lean document management, deve quindi non solo costituire un luogo di archiviazione sicura ma NON deve diventare ulteriore elemento di inefficienza e di spreco rispetto alla gestione dei documenti digitali fatti con il file system.
In tal senso i sistemi di sola Archiviazione Digitale, prevedono che il documento sia già stato elaborato esternamente al sistema. Per questa ragione non danno alcun contributo alla fase più creativa della creazione dei documenti e non risolvono tutti i punti di spreco.
In particolare non danno alcuna soluzione ai seguenti tipi di spreco: Scrittura manuale doppia o multipla di dati nel documento e nei sistemi di gestione Processi lunghi e macchinosi per la creazione di documenti con allegati Eccessivo tempo speso nella formattazione rispetto a quello speso per il contenuto durante la creazione del documento Scrittura multipla di strutture di dati (distinte basi, listini)Gestione inefficiente dei flussi di lavoro In altre parole tutti i 10 tipi di spreco nella gestione dei documenti digitali, devono trovare adeguata risposta. La rimozione degli sprechi non è il solo punto di vista da considerare, va considerato che la produzione dei documenti avviene all'interno di un processo di una azienda o di una organizzazione.
In particolare se si fa riferimento al primo Rapporto di un nuovo Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano: sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione.
Fatturazione Elettronica: benefici non solo sulla carta (Bertelè, Rangone , marzo 2007)
Rapporto 2006-2007 Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione

Nel rapporto si evidenzia che:
I benefici sono consistenti se si ha il coraggio di procedere all’integrazione e dematerializzazione dell’intero ciclo o di porzioni significative dello stesso. Se ci si limita al solo scambio di isolate tipologie di documenti e non si procede alla integrazione dei processi, i benefici scendono a valori più mediocri che renderebbero assai meno interessante investire in queste soluzioni.” Conclusione :
Solo un approccio olistico, che punta ad una gestione integrata dei documenti e dei relativi processi unitamente ad una caccia agli sprechi può portare ad ottenere effettive efficienze.
Sotto questo punto di vista, nel caso di selezione di un sistema di gestione documentale, è opportuno considerare gli aspetti relativi agli sprechi nella stesura dei requisiti richiesti. Si potranno in tal modo analizzare le diverse proposte tenendo conto non solo di specifiche esigenze ma anche della riduzione degli sprechi dell'aumento dell'efficienza.

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